Konkurs na organizację międzynarodowego kongresu o tematyce sportowej

Zarząd Województwa Małopolskiego ogłosił otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego Województwa Małopolskiego w obszarze Wspierania i Upowszechniania Kultury Fizycznej w 2025 roku z zakresu realizacji wydarzenia tj. międzynarodowego kongresu o tematyce sportowej.

W ramach Konkursu dofinansowane będzie zadanie polegające na zorganizowaniu min. dwudniowego wydarzenia w formie konferencji / kongresu, skierowanego do szeroko rozumianego środowiska sportowego, zgodnie z poniższymi wytycznymi: 

1. miejsce wydarzenia - na terenie województwa małopolskiego (preferowane miasto Zakopane); 
2. termin - II kwartał 2025 roku (preferowany termin – maj/czerwiec 2025 r.);
3. ilość uczestników - od kilkuset do kilku tysięcy, nie mniej niż 800 osób; 
4. preferowane grupy docelowe wydarzenia:
   1. przedstawiciele Rządu RP, 
   2. przedstawiciele Polskiego Komitetu Olimpijskiego i Paralimpijskiego, zagranicznych komitetów olimpijskich, międzynarodowych, krajowych i regionalnych organizacji sportowych,
   3. sportowcy,
   4. środowisko wsparcia sportowca - sztaby szkoleniowe/ uczelnie/ szkoły sportowe,
   5. biznesmeni, sponsorzy, organizatorzy wydarzeń sportowych, producenci sprzętu, odzieży sportowej i innych produktów dla sportowców i amatorów sportu, medycyna sportowa, przedstawiciele branży turystycznej, 
   6. media / dziennikarze sportowi,
   7. przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego zajmujący się szeroko pojętą kulturą fizyczną i rekreacją, organizacje pozarządowe działające w obszarze sportu i turystyki aktywnej;  
5. dostępność - wydarzenie powinno być hybrydowe, udział uczestników zarówno na miejscu, jak i w formie online; 
6. oferent może pobierać opłaty od uczestników wydarzenia, w ramach kilku wariantów cenowych w zależności od zaproponowanych pakietów; 
7. panele dyskusyjne – łącznie nie mniej niż 20. Zobowiązuje się oferenta do przygotowania propozycji tematów paneli oraz ich zrealizowania, według następujących zasad: 
   1. tematyka paneli powinna być szeroka i dotyczyć m.in.: znaczenia sportu w życiu społecznym, sportu zawodowego, wyczynowego, amatorskiego, powiązania biznesu ze sportem, sponsoringu, dopingu, geopolityki i świata sportu, szerokiego przemysłu okołosportowego, wpływu sportu na inne dziedziny życia, wymiany doświadczeń w zakresie sportu wyczynowego i upowszechniania sportu oraz turystyki aktywnej (ostateczna lista tematów paneli musi zostać zaakceptowana przez Województwo), 
   2. w ciągu każdego dnia wydarzenia powinno się odbyć równocześnie kilka paneli, 
   3. panele powinny być prowadzone przez kompetentnych panelistów i moderatorów, w tym m.in.: rozpoznawalni sportowcy, trenerzy, dziennikarze czy działacze sportowi, przedstawiciele turystyki aktywnej,
   4. panele mogą mieć charakter edukacyjno - szkoleniowy; 
8. działania towarzyszące, tj. m.in.: 
   1. oficjalne otwarcie wydarzenia;
   2. gala z wręczeniem nagród / wyróżnień w dziedzinie sportu (wraz np. z koncertem / pokazem artystycznym oraz poczęstunkiem / uroczystą kolacją);
   3. wydarzenia kulturalne, turystyczne czy sportowe, jako fakultatywne propozycje dla uczestników; 
9. zapewnienie kilku sal konferencyjnych (wraz z wyposażeniem);
10. system akredytacji – tj. stworzenie strony internetowej, celem rejestracji udziału stacjonarnego oraz udziału on-line, zarówno przed, jak i w trakcie wydarzenia; 
11. nocleg i wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja), dla uczestników wydarzenia, zaproszonych przez Województwo, w minimum 4* hotelu (tj. ok. 150 osób). Propozycje hoteli zostaną wcześniej przedstawione Województwu;  
12. oferta noclegowa - oferent przedstawi propozycję bazy noclegowej dla pozostałych uczestników wydarzenia w kilku alternatywnych cenach i standardach;  
13. tłumaczenia symultaniczne i konsekutywne oficjalnych części wydarzenia oraz paneli gdzie panelista jest obcokrajowcem - w przynajmniej 1 języku obcym, zależnie od pochodzenia uczestników wydarzenia; 
14. przerwy kawowe w ciągu dnia oraz opcjonalnie wyżywienie dla pozostałych uczestników wydarzenia, na zasadach ustalonych z Województwem; 
15. przestrzeń wystawiennicza / targowa dla ewentualnych dodatkowych partnerów /sponsorów wydarzenia (na zasadach ustalonych z Województwem); 
16. lista gości – przygotowanie propozycji i wysłanie zaproszeń do udziału w wydarzeniu (z uwzględnieniem uwag i sugestii Województwa);
17. pakiety dla wszystkich uczestników kongresu, w tym. m.in. materiały szkoleniowe, informacyjne, promocyjne;
18. promocja wydarzenia uwzględniająca ekspozycję logotypu i/lub nazwy Województwa m.in. poprzez: 
    1. projekt i wykonanie systemu identyfikacji wizualnej wydarzenia (do ostatecznej akceptacji Województwa),
    2. zachowanie spójności wizualnej w działaniach promocyjnych przed i podczas wydarzenia, w przygotowywanych wydawnictwach i materiałach promocyjnych dla uczestników, zgodnie z wytycznymi Województwa, 
    3. działania PR-owe, 
    4. obecność w mediach ogólnopolskich, opcjonalnie także zagranicznych,  
    5. działania promocyjne w Internecie, w tym prowadzenie strony internetowej wydarzenia, 
    6. działania w mediach społecznościowych, 
    7. zapewnienie uczestnikom wydarzenia kompleksowej informacji, w tym m.in.: programu wydarzenia, harmonogramu działań dodatkowych i atrakcji np. ekrany przed salam, zapowiedzi głosowe rozpoczynających się paneli; 
    8. ekspozycja systemu wystawienniczego Województwa wewnątrz i na zewnątrz miejsca wydarzenia. Oferent odbierze system wystawienniczy z siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego (UMWM), zapewni jego rozłożenie i złożenie oraz zwróci do UMWM. Oferent musi zwrócić system w stanie niepogorszonym i elementy systemu musza być czyste. Miejsca ekspozycji systemu będą ustalone z Województwem.
19. zabezpieczenie odpowiedniej infrastruktury oraz sprzętu technicznego wraz z obsługą, niezbędnego do realizacji tego typu wydarzenia, tj. jego montaż i demontaż, a także zapewnienie przestrzeni dla Województwa do działań organizacyjno – logistycznych na miejscu wydarzenia; 
20. zapewnienia miejsca na stoisko promocyjne Województwa wraz z dostępem do mediów tj. prądu;
21. zabezpieczenie na potrzeby Województwa zamykanego pomieszczenia, które będzie dostępne co najmniej dzień przez rozpoczęciem wydarzenia.

Przewiduje się wybór i finansowanie jednej oferty obejmującej cały zakres zadania. 

Do Konkursu może zostać złożona oferta na zadanie, którego realizacja rozpoczynać się będzie nie wcześniej niż 3 lutego 2025 r., a kończyć nie później niż 30 września 2025 r.

O przyznanie dotacji na realizację zadania mogą ubiegać się organizacje pozarządowe, zgodnie z art. 3 ust. 2 oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 UoDPPioW oraz stowarzyszenia zwykłe zgodnie z ustawą z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach, jeśli ich cele statutowe są zgodne z obszarem, celami i założeniami Konkursu, w jakim realizowane jest zadanie.

Na konkurs przeznaczono środki finansowe do kwoty ogółem 2 500 000 zł. Oferent zobowiązany jest do wykazania się innymi środkami finansowymi, lub innymi środkami finansowymi i wkładem osobowym w wysokości co najmniej 10% wszystkich kosztów realizacji zadania. Maksymalna kwota przyznanej dotacji na realizację zadania nie może być wyższa niż 90% całkowitych kosztów zadania.

Oferty należy przygotowywać za pośrednictwem generatora dostępnego na stronie internetowej pod adresem https://pozarzadowa.malopolska.pl/ Wygenerowaną (wydrukowaną) z systemu i podpisaną przez osoby upoważnione wersję papierową oferty (tożsamą z wersją elektroniczną złożoną wcześniej w generatorze) wraz z obowiązującymi załącznikami należy dostarczyć do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego najpóźniej do dnia 8 stycznia 2025 roku, do godz. 16.00.

Szczegółowe informacja o konkursie można znaleźć pod adresem: https://bip.malopolska.pl/umwm,a,2581307,ogloszenie-otwartego-konkursu-ofert-na-realizacje-zadania-publicznego-wojewodztwa-malopolskiego-w-ob.html